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Gestor del Registro de documentos
Prestación de servicios administrativos de tecnología
La aplicación de registro de documentos de Apeiron Software se ha desarrollado pensando en facilitar y agilizar el proceso de registro de los documentos que entran y salen de la entidad, posibilitando también su digitalización con el fin de agilizar el acceso a la información por parte del usuario.
El registro de documentos permite estampar de forma automática el sello de registro de entrada o salida mediante la impresora y se integra con el resto de aplicaciones de Apeiron Software, permitiendo que estas registren documentos de forma automática y transparente para el usuario.
Siguiendo con la política de Apeiron Software de facilitar al máximo el trabajo del usuario, la aplicación del registro de documentos permite realizar pre-registros de los documentos de salida. De esta forma la aplicación que genere el documento, o el mismo usuario, pueden introducir la información referente al documento, consiguiendo así que la persona encargada del registro de documentos se limite a realizar las funciones propias del registro, sin tener que preocuparse por el contenido del documento.
Como todas nuestras aplicaciones, el registro de documentos se integra de forma fácil y transparente con el resto de aplicaciones de Apeiron Software, permitiendo por ejemplo, trabajar de forma conjunta con el registro de expedientes para archivar los documentos entrantes y salientes en los expedientes correspondientes, o facilitando la funcionalidad de registrar documentos de entrada y salida al resto de aplicaciones de Apeiron Software
Funcionalidades de la aplicación:
Se pueden destacar:
- Registrar los documentos que entran y salen de la entidad (altas, bajas y modificaciones).
- Registrar datos de más de un remitente o destinatario cuando sea necesario, así como del representante y/o persona representada.
- Guardar copia digitalizada de los documentos registrados y de sus documentos anejos.
- Asegurar la integridad y autenticidad de los documentos usando la firma electrónica.
- Impresión mecanizada del sello de registro en el documento.
- Impresión del sello den el documento usando una impresora matricial.
- Impresión del sello en una etiqueta autoadhesiva.
- Estampar el sello directamente en el documento en formato PDF.
- Emisión del justificante de recepción.
- Imprimir justificante en papel para entregar al interesado.
- Enviar notificación de recepción/emisión usando el correo electrónico.
- Enviar notificación de recepción/emisión mediante mensaje SMS a un teléfono móvil.
- Notificar la recepción o emisión de documentos a personas interesadas entro de la misma entidad.
- Mediante correo electrónico o mensaje SMS.
- Notificación interna usando el gestor de tareas.
- Iniciar tarea de seguimiento de cualquier documento registrado.
- Consultar les anotaciones practicadas.
- Exportar las consultas a ficheros Excel o PDF.
- Configurar las columnas visibles en las pantallas de búsqueda.
- Confeccionar los listados de los libros con la correspondiente portada y diligencia, quedando listos para su encuadernación.
- Generar los impresos más característicos relacionados con la aplicación.
- Integrado con el registro de expedientes, permitiendo clasificar el asiento en función del tipo de documento, registrar expedientes aprovechando los datos introducidos en el registro, asociar la anotación a un expediente previamente abierto.
- Relacionar la anotación entre el registro de entrada y el de salida.
- Familiarizarse con el convenio de ventanilla única.
- Consultar la normativa jurídica aplicable.
