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Gestor del Archivo
Prestación de servicios administrativos de tecnología
El programa para la gestión del Archivo digital permite mantener el archivo del ayuntamiento ordenado y clasificado sin que esto suponga un aumento de trabajo o una complicación de los procesos.
Los ayuntamientos reciben y generan gran cantidad de documentos que una vez añadidos a los expedientes correspondientes, terminan siendo trasladados al archivo de la entidad, pasando a formar parte del patrimonio documental del ayuntamiento, es aquí donde entra en juego la aplicación de gestión del archivo, permitiendo una organización rápida y eficaz de toda esta documentación, y lo que es más importante, permitiendo también un acceso rápido y ordenado a los documentos del archivo.
Los archivos municipales a menudo realizan funciones de organización, tutela, gestión, descripción, conservación y difusión de documentos y fondos documentales, contribuyendo de esta manera en la defensa de los derechos de los ciudadanos y en la agilidad y eficiencia de la Administración pública. Nuestra aplicación está diseñada para ayudar en la realización de estas tareas y permitir un acceso mucho más rápido a la información una vez esta esté archivada. La aplicación se ha desarrollado pensando en incorporar lo que requiere la vigente ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y documentos, el Decreto 117/1990, de 3 de mayo, sobre evaluación y clasificación de documentación de la Administración pública y las sucesivas tablas de evaluación documental aprobadas.
El programa de gestión del archivo se alimenta de los datos del registro de expedientes y permite presentar la información de forma recíproca, desde el registro de expedientes se pueden consultar los expedientes registrados y saber si han pasado ya al archivo y en tal caso conocer su clave topográfica, desde el archivo de puede consultar que expedientes tiene abiertos la corporación aún que de momento no hayan llegado al servicio de archivo.
También se pretende equipar la aplicación, para los ayuntamientos que estén interesados, con las prescripciones de la Norma de descripción archivística de Cataluña (NODAC).
Funcionalidades de la aplicación:
Se pueden destacar
- Permite establecer cual es el cuadro de clasificación propio de la entidad, practicando altas, bajas y modificaciones.
- El cuadro de clasificación se puede llevar al nivel de fondo, subfondo, grupos de series, series, unidad documental compuesta y unidad documental simple.
- Se puede introducir el inventario inicial de los expedientes de la corporación.
- Permite consultar el registro de expedientes y asignar las claves topográficas.
- Permite consultar los expedientes que se encuentran en el archivo.
- Es posible obtener la relación de expedientes.
- Se pueden obtener los contenidos de las claves topográficas, individualmente o por intervalos.
- Permite llevar un control de los expedientes que han salido del archivo y rellenar un formulario de solicitud de documentación.
- Permite exportar los datos en formato Excel.
- Permite guardar y recuperar documentos del archivo digital.
