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Gestor del Registre de documents
Prestació de serveis administratius de tecnologia
L’aplicació de registre de documents d’Apeiron Software s’ha desenvolupat pensant en facilitar i agilitzar el procés de registre dels documents que entren i surten de l’entitat, possibilitant-ne també la digitalització per tal d’agilitzar l’accés a la informació per part de l’usuari .
El registre de documents permet estampar automàticament el segell de registre d’entrada o sortida mitjançant la impressora i s’integra amb la resta d’aplicacions d’Apeiron Software, permetent que aquestes registrin documents de forma automàtica i transparent per a l’usuari.
Seguint amb la política d’Apeiron Software de facilitar al màxim el treball de l’usuari, l’aplicació del registre de documents permet fer preregistres dels documents de sortida. D’aquesta manera l’aplicació que generi el document, o el mateix usuari, poden introduir la informació referent al document, aconseguint així que la persona encarregada del registre de documents es limiti a fer les funcions pròpies del registre, sense haver de preocupar-se pel contingut del document.
Com totes les nostres aplicacions, el registre de documents s’integra de forma fàcil i transparent amb la resta d’aplicacions d’Apeiron Software, permetent, per exemple, treballar de manera conjunta amb el registre d’expedients per arxivar els documents entrants i sortints als expedients corresponents, o facilitant la funcionalitat de registrar documents d’entrada i de sortida a la resta d’aplicacions d’Apeiron Software.
Funcionalidades de la aplicación:
Se pueden destacar:
- Registrar los documentos que entran y salen de la entidad (altas, bajas y modificaciones).
- Registrar datos de más de un remitente o destinatario cuando sea necesario, así como del representante y/o persona representada.
- Guardar copia digitalizada de los documentos registrados y de sus documentos anejos.
- Asegurar la integridad y autenticidad de los documentos usando la firma electrónica.
- Impresión mecanizada del sello de registro en el documento.
- Impresión del sello den el documento usando una impresora matricial.
- Impresión del sello en una etiqueta autoadhesiva.
- Estampar el sello directamente en el documento en formato PDF.
- Emisión del justificante de recepción.
- Imprimir justificante en papel para entregar al interesado.
- Enviar notificación de recepción/emisión usando el correo electrónico.
- Enviar notificación de recepción/emisión mediante mensaje SMS a un teléfono móvil.
- Notificar la recepción o emisión de documentos a personas interesadas entro de la misma entidad.
- Mediante correo electrónico o mensaje SMS.
- Notificación interna usando el gestor de tareas.
- Iniciar tarea de seguimiento de cualquier documento registrado.
- Consultar les anotaciones practicadas.
- Exportar las consultas a ficheros Excel o PDF.
- Configurar las columnas visibles en las pantallas de búsqueda.
- Confeccionar los listados de los libros con la correspondiente portada y diligencia, quedando listos para su encuadernación.
- Generar los impresos más característicos relacionados con la aplicación.
- Integrado con el registro de expedientes, permitiendo clasificar el asiento en función del tipo de documento, registrar expedientes aprovechando los datos introducidos en el registro, asociar la anotación a un expediente previamente abierto.
- Relacionar la anotación entre el registro de entrada y el de salida.
- Familiarizarse con el convenio de ventanilla única.
- Consultar la normativa jurídica aplicable.
